TRATAMIENTO DE DATOS
Como responsables del uso de la información de nuestros clientes y empleados, garantizamos la protección de los derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad y el buen nombre y Con fundamento en lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y las normas que las desarrollan, complementan, modifican o sustituyen, SISDECAR S.A.S ha definido la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
1. Objetivo
El presente documento tiene por objetivo establecer los principios, términos y condiciones para el tratamiento de datos personales, actividad que incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de la información que se suministra a SISDECAR S.A.S en el desarrollo de su objeto social.
Adicionalmente, la Política de Tratamiento de Datos Personales establece los derechos de los Titulares de la Información y los procedimientos para hacerlos efectivos.
2. Marco Legal
De conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política las personas tienen el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas.
Este derecho fundamental fue desarrollado por la jurisprudencia de la Corte Constitucional y por la ley. En el 2008 se expidió la Ley 1266, ley especial y sectorial que regula el denominado “hábeas data financiero” conforme al cual toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ella en bancos de datos, particularmente en relación con la información financiera y crediticia, comercial, de servicio y la proveniente de terceros países.
Posteriormente, se expidió la Ley estatutaria 1581 de 2012, la cual fue objeto de pronunciamiento previo por parte de la Corte Constitucional mediante Sentencia C 748 de 2011, por la que se precisó la naturaleza y alcance de dicha norma. Esta ley regula de manera general la protección de los datos personales. Para entender el esquema normativo en cuanto a la Ley 1266 de 2008 y su relación con la Ley 1581 de 2012 es pertinente ilustrar el tema a partir de lo manifestado por la propia Corte Constitucional en los apartes de citada sentencia que se transcriben a continuación:
“Una lectura conjunta del inciso tercero y del parágrafo permite concluir que el primero prevé una serie de casos exceptuados de las reglas del proyecto de ley, debido a que requieren reglas especiales, como las que se introdujeron en la Ley 1266 para datos personales financieros y comerciales destinados a calcular el riesgo crediticio. Estas hipótesis requieren una regulación especial, por cuanto son ámbitos en los que existe una fuerte tensión entre el derecho al habeas data y otros principios constitucionales (como el derecho a la información, la seguridad nacional y el orden público), tensión que para ser resuelta requiere reglas especiales y complementarias. Sin embargo, de conformidad con la primera parte del parágrafo, estas hipótesis no están exceptuadas de los principios, como garantías mínimas de protección del habeas data. En otras palabras, las hipótesis enunciadas en el inciso tercero son casos exceptuados -no excluidos-de la aplicación de las disposiciones de la ley, en virtud del tipo de intereses involucrados en cada uno y que ameritan una regulación especial y complementaria, salvo respecto de las disposiciones que tienen que ver con los principios.”
Teniendo en cuenta el marco normativo descrito, la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países será objeto de tratamiento conforme a los previsto en la Ley 1266 de 2008 y las normas que la complementan, desarrollan, modifiquen y/o sustituyan. Según lo previsto en el literal j) del artículo 3 de la citada Ley la información regulada por ella es aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.
La demás información no comprendida dentro del alcance de la Ley 1266 de 2008 será tratada conforme a la Ley 1581 de 2012 y las normas que la complementan, desarrollan, modifiquen y/o sustituyan.
3. Alcance
Todos los funcionarios de SISDECAR S.A.S deben cumplir integralmente con la normatividad que regula la protección de datos y la presente política.
Igualmente, los asesores y consultores de SISDECAR S.A.S estarán obligados a cumplir con la normativa de protección de datos personales y la presente política en la medida que tengan alguna responsabilidad respecto de su tratamiento.
4. Definiciones
Las definiciones establecidas en la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.
5. Principios
SISDECAR S.A.S dará aplicación armónica, teniendo en cuenta la naturaleza de los datos, y de acuerdo a los siguientes principios:
-Los principios de la Ley 1266 de 2008 como son: a) principio de veracidad y calidad de los registros o datos, b) principio de finalidad, c) principio de circulación restringida, d) principio de temporalidad de la información, e) principio de interpretación integral de derechos constitucionales, f) principio de seguridad, y g) principio de confidencialidad.
-Los principios de la Ley 1581 de 2012 como son: a) principio de legalidad en materia de tratamiento de datos, b) principio de finalidad, c) principio de libertad, d) principio de veracidad o calidad, e) principio de transparencia, f) principio de acceso y circulación restringida, g) principio de seguridad, y h) principio de confidencialidad
6. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales
Los datos personales de los Titulares de la Información serán recolectados, almacenados, procesados, usados, circulados, transferidos, transmitidos, compartidos y/o suprimidos, de conformidad con el vínculo contractual que se haya establecido, en las siguientes bases de datos y con la finalidad indicada para cada una de ellas:
– Clientes: Es una base de datos que almacena toda la información de los Clientes de la Compañía, que incluye entre otra la siguiente: razón social, personas de contacto, dirección, teléfonos, correos electrónicos, información bancaria, Rut, etc. Esta información que se recauda mediante formatos físicos y/o electrónicos diseñados para tal efecto, por parte del área de gerencia y financiera y es utilizada para evaluar la capacidad financiera y de pago de los Clientes a quienes se le suministra los productos fabricados y/o distribuidos por la Compañía.
– Empleados: Es una base de datos que almacena toda la información de los Empleados de la Compañía, que incluye entre otra la siguiente: dirección, teléfonos, historial laboral, datos de familia, cuenta bancaria, etc. Esta información que se recauda mediante formatos físicos diseñados para el efecto, por parte del área de gestión humana, y otra que se obtiene de fuentes complementarias es utilizada por dicha área de la Compañía para efectos de los procesos de vinculación de trabajadores y administración de la relación laboral. En esta base de datos se conservará la información de las personas que dejaron de tener la calidad de empleados hasta por el término legal.
En general la Compañía utiliza la información suministrada para el desarrollo de su objeto social. En caso de que se vaya a realizar un uso diferente al señalado anteriormente, SISDECAR S.A.S solicitará de forma previa a los Titulares de la Información la autorización correspondiente.
7. Responsable del Tratamiento
Los responsables del debido cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales son: Información sobre Empleados y Clientes de la Empresa
-Nombre: Yuly Tatiana González
-Dirección: Carrera 52 N°104 -59
-Teléfono: 3665931
-Email: sisdecar@hotmail.com
-Nombre: Estid Andres Tobon Perez
-Dirección: Carrera 52 N°104 -59
-Teléfono: 3665931
-Email: sisdecar@hotmail.com
El Responsable del Tratamiento deberá atender lo previsto en la normatividad aplicable, las instrucciones de las autoridades competentes y las directrices impartidas por parte de la gerencia.
8. Uso de Información Personal
Autorizo a SISDECAR SAS a realizar el tratamiento de mis datos personales y sensibles, actividad que incluye la recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación, transferencia y supresión, para los siguientes fines:
a. Para que SISDECAR SAS pueda dar cumplimiento a todas y cada una de las obligaciones y para que ejerza los derechos que se derivan de su calidad d establecimiento comercial, y en general, de las actividades propias de su objeto social principal y conexo.
b. Para que con fines propios del objeto social de SISDECAR SAS, estadísticos, comerciales y de control de riesgos, estas puedan consultar y/o reportar a bases de datos de información: (i) personal, como la que administra la registraduria nacional del estado civil relativa al registro civil;(ii) financiera y crediticia, tales como la CIFIN y DATACREDITO; esta facultad conlleva al reporte del nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones contraídas o que llegue a contraer , la existencia de deudas vencidas sin cancelar o la utilización indebida de los servicios contratados y (iii)en general a aquellos archivos de información pública y privada.
c. Para compartir mis datos personales, con autoridades nacionales o extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, para mi propia conveniencia o para colaborar con gobiernos extranjeros que requieran la información, fundamentados en causas legitimas tales como lo son temas legales, de conformidad con los estándares fijados por la superintendencia de industria y comercio (SIC).
d. Autorizo que mis datos personales estén disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva para mi y para los terceros autorizados y, solamente, cuando el acceso sea técnicamente controlable.
Lo anterior sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior
9. Autorizaciones y Consentimiento.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de SISDECAR SAS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
9.1 Medio y Manifestación para Otorgar la Autorización: la autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, en cualquier formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo. La autorización será generada por SISDECAR SAS y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
9.2 Prueba de la Autorización: SISDECAR SAS utilizara los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementara y adoptara las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos de cuando y como obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa.
10. Aviso de Privacidad
El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del titular para el Tratamiento de Datos Personales. A través de este documento se informa al titular de la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las misma y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
b) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular como acceder o consultar la política de tratamiento de información.
c) Los derechos que le asisten como Titular.
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
11. Seguridad de la Información
Las bases de datos que administra SISDECAR S.A.S están almacenadas y protegidas en los computadores dentro las instalaciones de la Compañía, aislado de accesos no autorizados. La información puede ser consultada únicamente por las personas que tienen claves de seguridad asignadas, las cuales se entregan exclusivamente a los empleados de las áreas responsables de cada una de las bases de datos según se indica en el numeral 7.
SISDECAR SAS cumplirá con las instrucciones que en relación con medidas de seguridad determine la Superintendencia de Industria y Comercio conforme al artículo 19 del decreto 1377 de 2013 y las normas que lo complementen, desarrollen, modifiquen y/o sustituyan.
12. Datos de Niños, Niñas y Adolescentes
SISDECAR S.A.S no recolecta y da tratamiento a datos personales de niños, niñas y adolescentes.
13. Derechos de los Titulares
El Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a SISDECAR S.A.S , salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en la ley aplicable;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por la infracción a la normatividad aplicable;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable ha incurrido en conductas contrarias a la normatividad vigente. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Las autorizaciones de tratamiento otorgadas para fines distintos de la ejecución propia del contrato o de la relación jurídica o comercial que tenga con SISDECAR S.A.S podrán ser revocadas en cualquier momento.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. El Titular de la Información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información que motiven nuevas consultas, entendiéndose por sustancial cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento;
g) Los demás previstos en la Ley 1266 de 2008 y en la Ley 1581 de 2012 y las normas que las modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen.
14. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares de la Información
A continuación se describen los procedimientos y reglas para el ejercicio de los derechos a favor de los Titulares de la Información.
1. Canales y Horario
Para el ejercicio de los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, así como para revocar la autorización, los Titulares de la Información pueden hacer sus solicitudes a través de los siguientes canales:
Información sobre Trabajadores y clientes
-Nombre: Yuly Tatiana González
-Dirección: Carrera 52 N° 104 – 59
-Teléfono: 3665931
-Email: sisdecar@hotmail.com
-Nombre: Estid Andres Tobon Perez
-Dirección: Carrera 52 N° 104 – 59
-Teléfono: 3665931
-Email: sisdecar@hotmail.com
Para realizar peticiones, consultas y reclamos se atenderá de Lunes a Viernes en horario 9:00 AM – 12:00 PM y 3:00 PM a 5:00 PM ya sea de manera personal o telefónicamente.
2. Personas Autorizadas
Los derechos de los Titulares de la Información podrán ejercerse por las siguientes personas, acreditando la calidad correspondiente:
a) Por el Titular, quien deberá presentar el documento de identidad.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán presentar el documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, quien deberá presentar documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y el número del documento de identidad del Titular.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los solicitantes deberán anexar los documentos que acrediten su condición para actuar frente a SISDECAR S.A.S .
3. Trámite de Consultas
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender una consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4. Trámite de Peticiones o Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos que administra SISDECAR S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley aplicable, podrán presentar una petición o reclamo ante el Responsable del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
b) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
15. Vigencia y Modificaciones de la Política de Tratamiento de Datos Personales
La presente versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales se publicó el día 22 del mes de enero del año 2018 en el siguiente enlace: https://sisdecar.com/politica/
SISDECAR S.A.S difundió la presente política entre sus funcionarios, asesores, colaboradores, y demás personas que tienen alguna responsabilidad en el tratamiento de datos personales.
SISDECAR S.A.S se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página www.sisdecar.com
ANEXO No. 1.
DOCUMENTO DE AUTORIZACIÓN Y REFRENDACIÓN DE USO DE
DATOS PERSONALES
Con la expedición de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se desarrolla el principio constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o, que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o bases de datos y, en general en archivos de entidades públicas y/o privadas. Considerando que SISDECAR SAS tiene registrados en su base de datos información que ha sido previamente suministrada por Usted, almacena y recolecta datos personales de clientes y empleados, entre otros. Requiere obtener su autorización para utilizar la información en el desarrollo de su objeto social, para mantener y manejar toda la información recopilada, en las diferentes área administrativas y/o comerciales y/o laborales; y de esta manera recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos en computadores de SISDECAR SAS. Esta información es, y será utilizada en el desarrollo de las funcione propias de la empresa en su condición de establecimiento comercial, de forma directa o por intermedio de terceros a través de correo Físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto, o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocer.
SISDECAR SAS en los términos dispuestos por el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013 queda autorizada de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito dentro de los treinta (30) días hábiles contados a partir de la recepción de la presente Comunicación, a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto: sisdecar@hotmail.com. “Consiento y autorizo de manera previa, expresa e inequívoca que mis datos Personales sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento y/o Autorización”. En el evento en que usted considere que SISDECAR SAS dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida al correo electrónico: sisdecar@hotmail.com. para retirarlo de nuestra base de datos. El Manual de Política de Tratamiento de Datos Personales puede ser consultado en: http://sisdecar.co/politica-de-proteccion-de-datos/
ANEXO No. 2.
AVISO DE PRIVACIDAD
SISDECAR SAS, a través de este aviso, informa a los titulares de datos personales que se encuentren en sus bases de datos que las políticas de tratamiento de datos personales de SISDECAR SAS son:
-El titular de los datos personales en tratamiento, podrá conocer el uso que se le ha dado a sus datos personales, previa solicitud.
-El titular de los datos personales en tratamiento, podrá solicitar prueba de la autorización otorgada a SISDECAR SAS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con la ley.
-Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados de manera directa o a través de terceros designados, entre otras, y de manera meramente enunciativa para las siguientes finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de SISDECAR SAS.
-Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros, servicios, y demás actividades relacionadas con las funciones propias de SISDECAR SAS.
-Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes y empleados.
-Informar sobre cambios de los servicios o en los productos de SISDECAR SAS.
El titular de los datos personales en tratamiento, podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Al respecto, la revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) haya determinado que en el tratamiento que SISDECAR o el encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución Política.
El titular de los datos personales en tratamiento, para efectos de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar suprimir información, revocar la autorización, entre otros, podrá acudir a SISDECAR SAS como responsable del tratamiento, de manera gratuita: Carrera 52 N° 104 – 59, en la ciudad de Medellín, al correo electrónico sisdecar@hotmail.com o al teléfono: Medellin +57 (4) 3665931. El titular de los datos personales en tratamiento, podrá presentar ante la superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. El titular será informado acerca de la no obligatoriedad de las respuestas a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o ideológicas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, datos relativos a la salud, a la vida sexual y lo datos biométricos o sobre los datos de los niños, niñas y adolescentes. El titular podrá conocer nuestra política de tratamiento en https://sisdecar.com/politica